Struktur Organisasi

GAMBARAN UMUM

Sejalan dengan pelaksanaan Otonomi Daerah yang berlandaskan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, telah memasuki paradigma pada sistem pemerintahan dari arah sentralistik ke arah desentralistik dengan pemberian otonomi daerah yang nyata, luas dan bertanggung jawab dalam koridor Negara Kesatuan republik Indonesia. Berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan, kepala daerah berperan besar untuk mewujudkan kearsipan dan perpustakaan sesuai dengan tujuan nasional yaitu dengan menjamin terselamatkannya dan terlestarikannya serta didayagunakannya arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Sedangkan tujuan nasional untuk perpustakaan yaitu terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca.

2.1. Sejarah Instansi

            Dahulu bernama Kantor Arsip Daerah Kota Bogor yang berdiri pada tahun 1995 dan mulai beroperasi pada tahun 1996, bertempat di Jalan Djuanda No. 10 Lt 4 Kota Bogor. Namun seiring perkembangan organisasi dan perhatian pemerintah akan pentingnya arsip dan perpustakaan, dilakukanlah penggabungan Kantor Arsip dan Perpustakaan menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor pada tahun 2004 dan bertempat di perumahan menteng asri jl. Terapi raya no.2 Bogor.  

Kemudian berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bogor tentang Nomor 3 tahun 2010 tentang Organisasi Pemerintah Daerah. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah merupakan perangkat daerah sebagai unsur pelaksana penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang arsip dan perpustakaan.

Sejak berdiri Tahun 1995 Kantor Arsip dan Perpustakaan telah mengalami beberapa kali Periode kepemimpinan, berikut nama-nama yang pernah menjabat sebagai Kepala kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor:

1.   Ratna Hartini, SH (Tahun 1996-2001)

2.     Drs. Aep Saefudin (Tahun 2001-2004)

3.     H. Eddy Supriadi Warsa,SH,MM (Tahun 2004-2005)

4.     Drs. Suharyono (Tahun 2005-2006)

5.     Doddy Affandi, SE (Februari 2006-2007)

6.     Drs. Baringin Sipayung, MM (Tahun 2007-2008)

7.     Dra. Edah Djubaedah, MM (Desember 2008 - Februari 2010)

8.     R. Budi Sudrajat, B.sc (Juli 2010 - Juli 2011)

9.     Ipendi Suhendri, SH (27 Juli 2011- 6 Oktober 2011)

10.  Dra. Hj. R. Hildawati, MM (7 Oktober 2011- Sekarang)

2.2.         Visi dan Misi KAPD

Dalam rangka mendukung pelaksanaan Peraturan Walikota Bogor Nomor 22 Tahun 2009  tersebut dan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi serta masukan-masukan dari stakeholders, maka Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor menetapkan  Visi :

Menjadi penyelenggara kearsipan dan perpustakaan profesional yang mendorong terwujudnya pemerintahan amanah dan masyarakat berpengetahuan

Visi tersebut mengandung makna bahwa :

1.      Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah merupakan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang mengelola sumberdaya informasi berupa arsip dan pustaka akan diarahkan menjadi SKPD yang profesional. SKPD yang mampu menerapkan prinsip-prinsip Good Governance (transparan, akuntabel, dan partisipatif) sehingga mampu memberikan pelayanan yang prima kepada SKPD lain dan masyarakat.

2.      Arsip merupakan tulang punggung suatu organisasi dan menjadi bahan pertanggungjawaban roda organisasi. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung menciptakan akuntabilitas pemerintah daerah. Pemerintah daerah yang akuntabel merupakan salah satu ciri pemerintahan amanah.

3.      Masyarakat berpengetahuan berarti bahwa masyarakat kota Bogor memiliki derajat pendidikan, keterampilan, dan pengetahuan yang tinggi. Ini tercermin dari minat baca masyarakat yang tinggi dan menjadi budaya yang  mengakar dalam kehidupannya.

Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor sebagai berikut:

1.   Meningkatkan mutu lembaga kearsipan dan perpustakaan daerah  menuju standar nasional.

2.   Meningkatkan budaya baca masyarakat.

2.3.  Struktur Organisasi

Berdasarkan Pasal  24 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, di setiap Pemerintah Kota wajib dibentuk lembaga kearsipan daerah yang berkewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan yang menjadi cakupan wilayahnya. Selain arsip statis, lembaga kearsipan daerah mempunyai tugas menyimpan arsip inaktif milik SKPD dengan masa retensi lebih dari 10 tahun. Dalam menunjang pelaksanaan kewajiban tersebut,  lembaga kearsipan daerah melaksanakan pembinaan terhadap SKPD/BUMD.

Berdasarkan pasal 8 Undang-undang 43 Tahun 2007, pemerintah kota berkewajiban menjamin penyelenggaraaan dan perpustakaan di daerah, menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata, menjamin kelangsungan penyelenggaraan perpustakaan, menggalakan promosi gemar membaca, menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasarkan kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Bogor yang merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang bertanggungjawab langsung kepada Walikota. Hal ini didasarkan pada Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2010  tentang Organisasi Perangkat Daerah, yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Walikota Bogor  Nomor 47 Tahun 2010 tentang  Tugas Pokok, fungsi, tata kerja, dan uraian tugas jabatan struktural di lingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas KAPD Kota Bogor  mempunyai fungsi :

1.     Perumusan kebijakan dan bimbingan teknis di bidang arsip dan perpustakaan daerah;

2.     Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang arsip dan perpustakaan daerah;

3.     pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip dan perpustakaan daerah;

Dalam melaksanakan tugasnya Kepala KAPD Kota Bogor dibantu oleh Subbagian Tata Usaha dan 3 (tiga) Seksi, yaitu Seksi Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan; Seksi Pengelolaan dan Pegembangan Perpustakaan; dan Seksi Penghapusan Arsip dan Dokumentasi; Serta pejabat kelompok fungsional arsiparis dan pustakawan.

Secara struktur organisasi KAPD Kota Bogor dapat dilihat pada bagan berikut ini:

Kepala Kantor

Subbagian Tata Usaha

Seksi Pengelolaan Arsip

Seksi Penghapusan dan Dokumentasi Arsip

Arsiparis dan Pustakawan

Seksi Pengelolaan dan Pengembangan Asip

Pelaksanaan tugas KAPD Kota Bogor dilaksanakan oleh unit-unit kerja tersebut di atas, yaitu:

1.    Subbagian Tata Usaha, melaksanakan tugas mengkoordinasikan perencanaan, program kerja kantor, administrasi umum dan administrasi kepegawaian, perlengkapan, keuangan, kearsipan  dan kerumahtanggaan di lingkungan KAPD Kota Bogor.

2.    Seksi Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan, melaksanakan tugas menyiapkan perumusan kebijakan pengelolaan kearsipan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di bidang pengelolaan arsip, pembinaan dan supervisi kearsipan SKPD.

3.    Seksi Pengelolaan dan Pengembangan Perpustakaan, melaksanakan tugas menyiapkan dan merumuskan kebijakan perpustakaan,  melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di bidang perpustakaan, pembinaan perpustakaan kelurahan/TBM.

4.    Seksi Penghapusan Arsip dan Dokumentasi, melaksanakan tugas menyiapkan kebijakan di bidang penghapusan arsip dan dokumentasi